În căutarea timpului pierdut la birou

Conform studiilor Harris Corporation și salary.com, preluate de Forbes, 89% din angajați admit că pierd zilnic între 1/2 oră și 5 ore la birou cu activități care nu au nicio legatură cu munca lor.

Deși timpul însuși nu este un construct clar, unidimensional, el constituie un factor determinant în ecuația productivității. Pentru a fi eficient, psihologii recomandă fragmentarea egală a zilei în 8 ore de odihnă, 8 ore de muncă şi 8 ore dedicate activităţilor sociale. Este o segmentare ideală, pe care cei mai mulți dintre noi nu o respectă, din varii motive.


Dacă vă întrebați cine pierde cel mai mult timp la locul de muncă, aflați ca bărbații pierd mai puțin timp decât femeile (91% versus 87%). În ceea ce privește starea civilă, 91% dintre persoanele singure pierd mai mult timp, comparativ cu 88% dintre persoanele căsătorite și 85% dintre cei divorțați.

Deși cei mai tineri sunt adesea acuzați că pierd cel mai mult timp, de fapt, oamenii cu vârsta cuprinsă între 26 și 39 de ani se fac mai vinovati de acest lucru.

Majoritatea managerilor alocă foarte mult timp muncii lor. Această tendință rezultă din prezumția implicită că mai multe ore sunt egale cu mai multă valoare adăugată. O gândire destul de simplistă, pentru că succesul ar trebui măsurat prin prisma rezultatelor, nu neapărat prin numărul de ore alocate. Concentrarea pe rezultate, mai degrabă decât pe ore, are avantajul suplimentar de a permite un mai bun echilibru între viata personală și cea profesională.

Voci recente susțin că a reuși să facem tot ce ne propunem într-o zi de muncă este un mit al time management-ului. Oricât de infinit și subiectiv ar considera filosofii timpul, cel alocat muncii este strict limitat de deadline-uri și alte constrângeri. Asta poate suna deprimant. Dar, dacă acceptăm că nu avem cum să facem totul în timpul atât de limitat, suntem într-o poziție mult mai bună de a face alegeri explicite cu privire la ceea ce vom face. În loc să strecuram lucrurile neimportante (dar care trebuie și ele facute), le putem împinge în mod intenționat și ne concentrăm energia asupra lucrurilor care contează mai mult.

Ce ne distrage la birou?

În topul factorilor disturbatori este, în mod ironic, tehnologia (la pachet cu aplicațiile și dispozitivele aferente). Tehnologia a depășit capacitatea noastră de a gestiona rațional timpul, așa încât e suficientă o simplă notificare pe ecranul telefonului mobil sau al computerului pentru a ne întrerupe șirul gândurilor sau al acțiunilor. Suntem înconjurați de telefoane mobile, tablete, phablete, computere, ceasuri deștepte – tot atâția factori perturbanți, care sunt gata în orice moment să ne ofere informații de care avem (sau nu) nevoie, să ne deconecteze de la lumea reală și să ne prindă în capcana lor virtuală. Pentru că, deși am devenit mai bogați în informație, suntem mai săraci în atenție.

Paradoxal, studiile sugerează că pierderile de timp în online nu sunt, totuși, atât de grave și că ar trebui sa fie asumate de manageri (concluzie cu care aceștia, evident, nu sunt foarte fericiți). Cifrele sunt suficient de mici pentru a nu avea un efect negativ asupra productivității, dar vin cu niște costuri pe care companiile nu sunt dispuse să le ignore.

Alte studii au sugerat că, dimpotrivă, angajații pot deveni chiar mai productivi atunci când își iau pauze regulate pentru a naviga pe internet. Mai mult, se pare că timpul petrecut pe rețelele de socializare poate îmbunătăți cunoștințele și abilitațile legate de muncă.

Procrastinarea

Chiar dacă, într-un mediu de lucru ideal, nu ar exista factori care să ne distragă, se pare că nimeni nu este imun la tendința de a amâna. Întrebat cum se scrie un roman, Ernest Hemingway a răspuns: “În primul rând, dezghețați frigiderul.”…

Ce spun experții?
Potrivit lui Ned Hallowell (psihiatru, autor al 12 cărți, printre care “Driven to Distraction”), întârzierea muncii este adesea un simptom al suprasarcinii. “Amânăm pentru că avem prea multe de făcut”, spune el. Și, bineînțeles, vrem să evităm lucrurile care nu ne plac. “Mulți oameni procrastinează pentru că se tem să nu greșească sau dificultatea sarcinii ii sperie”, spune Teresa Amabile, profesor de administrație a afacerilor la Harvard Business. “A amâna o sarcină nu o face să dispară. A o îndeplini, da”, mai spune Hallowell.

Creativitatea necesită timp și spațiu

Atributul #1 pe care un CEO îl caută la angajati (conform unui sondaj IBM de peste 1.500 de directori executivi din 33 de industrii și 60 de țări) nu este disciplina, integritatea, inteligența sau inteligența emoțională. Este creativitatea.

Dar creativitatea cere timp, așa că pauzele pot fi, până la urmă, o condiție necesară pentru stimularea ei. Dar dacă nu ai câteva zile să te plimbi prin pădure în căutare de idei, cum altfel ai putea să-ți procuri timp ca să fii creativ?

  • prin integrarea observației în activitățile zilnice
  • prin apelarea la diverse surse de inspirație și idei (online și offline)
  • prin plimbări scurte sau exerciții fizice (chiar și la birou)
  • prin meditație (pentru a gestiona “furtuna” din exteriorul nostru, trebuie să liniștim “furtuna” interioară)

S-a demonstrat că angajații care petrec 15 minute la sfârșitul zilei de lucru reflectând la cele ce s-au întâmplat la locul de muncă performează cu 25% mai mult după doar 10 zile de meditație, față de cei care nu au acest obicei. Ei sunt totodată mai fericiți, mai productivi și înregistrează o rată mult mai mică de burnout.

Timpul înseamnă bani?

Multe cercetari centrate pe starea de bine la locul de munca vizează incredibil de mult veniturile, banii. Dar timpul pare a fi o resursă mult mai critică pentru fericirea angajaților.

S-au facut numeroase experimente care au înregistrat un efect interesant: atunci când oamenii dau bani, se simt mai bogați în ciuda faptului că au renunțat la o parte din veniturile lor. Oricât de contra-intuitiv ar părea, același lucru se întâmplă și cu timpul: deși, tehnic, oamenii au mai puțin timp cand alocă o bucată din resursa lor altora, rezultatul e unul pozitiv, căci acei oameni se simt mai eficienți, mai capabili, mai competenți. Paradoxal, când acorzi timp cuiva, ai sentimentul că timpul tău este mai lung și că poți realiza mai multe lucruri. Cercetătorii recomandă 2 pauze de câte 15 minute, pe care să le acordăm altora la birou.

Așadar, timpul petrecut la birou prezintă o importanță deosebită pentru cultura organizațională. El nu este o resursă inepuizabilă, așa cum ar putea părea, de aceea trebuie exploatat în mod sustenabil. Așa cum spunea Peter Drucker, “atâta timp cât nu reușim să gestionam timpul, nu vom reuși să gestionam nimic altceva”.